Số hoá tài liệu bằng scan màu sắc nét

Việc lưu trữ bản cứng của những tài liệu, hồ sơ thường xuyên sử dụng và sử dụng trong thời gian dài như:
– Hồ sơ thiết kế thi công đã được duyệt: đầy đủ chữ ký sống của các bộ phận liên quan
– Hồ sơ bản vẽ hoàn công
– Hồ sơ bản vẽ PCCC..
– Hồ sơ lưu trữ trong doanh nghiệp…
Đây là những tài liệu có giá trị cao; tần suất khai thác sử dụng nhiều; nếu lấy ra lấy vào thường xuyên thì tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp
Giải pháp ở đây là SỐ HOÁ TÀI LIỆU.

Số hoá tài liệu là gì?

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số trong đó thông tin được tổ chức thành các bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. Dữ liệu không bị thay đổi – nó chỉ đơn giản được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số. (theo Wikipedia)

Số hoá tài liệu hiểu một cách đơn giản chỉ bằng việc SCAN màu với độ chính xác 100%
File scan cũng cần được sắp xếp theo cây thư mục đồng nhất để dễ tìm kiếm, sử dụng

Một số quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa

Cục Văn Thư lưu trữ quốc gia quy định như sau:

1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy

a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
b) Ảnh màu;
c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
d) Tỷ lệ số hóa: 100
đ) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
– Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;
– Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
– Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
e) Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.

2. Tài liệu ảnh

a) Định dạng: JPEG;
b) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

Theo quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ.

Tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa mà vẫn phải thực hiện bảo quản theo thời hạn đã xác định.
Do vậy khi số hoá tài liệu thì sử dụng bản số hoá thường xuyên cho tiện lợi. Còn bản cứng vẫn phải bảo quản cẩn thận

Dịch vụ số hoá tài liệu chuyên nghiệp tại Bình Thạnh, HCM

Tiệm in Sakyprint.com tại 563 Điện Biên Phủ có dịch vụ scan số hoá tài liệu chuyên nghiệp.

Làm chuẩn và đẹp trên cả các hồ sơ có kích thước lớn tới 841x1189mm (khổ A0)

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH TMDV TOÀN ĐỈNH

Địa chỉ: 563 Điện Biên Phủ, phường 25, quận Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 0983 357 456 – 0983 599 130 (Zalo)

Email: sakyprint@gmail.com

Skype: sakyprint563