Số hóa tài liệu là gì? Dịch vụ số hóa tài liệu nhanh và bảo mật tại TP HCM

Ai trong chúng ta cũng đã sử dụng file scan tài liệu dạng pdf trên máy tính hay smartphone. Nó là một dạng tài liệu kỹ thuật số – tức là tài liệu để xem được trên các thiết bị điện tử. Dạng tài liệu này trở thành một xu hướng mới trong thời kỳ 4.0.

Trong nhiều năm trở lại đây, chắc hẳn bạn đã quen thuộc hoặc đã từng nghe về cụm từ số hóa tài liệu”. Vậy số hóa tài liệu nghĩa là gì? có phải chỉ đơn giản là scan hay chụp hình lại? Bài viết này sẽ giải thích cho các bạn rõ hơn về xu hướng này.

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu, còn được gọi là digital hóa tài liệu hoặc quá trình chuyển đổi tài liệu sang định dạng kỹ thuật số, là quá trình biến các tài liệu vật lý, như sách, bản ghi âm, ảnh, bản vẽ và bất kỳ hình thức tài liệu nào khác, thành dạng số học để có thể lưu trữ, quản lý, xử lý và truyền tải bằng các thiết bị điện tử và mạng máy tính.

Quá trình số hóa tài liệu thường bao gồm việc sử dụng các thiết bị quét hoặc máy ảnh kỹ thuật số để tạo ra một bản sao số chính xác của tài liệu gốc. Sau đó, hình ảnh hoặc dữ liệu từ tài liệu được xử lý và chuyển đổi thành các định dạng số hóa như PDF, văn bản có thể chỉnh sửa, hình ảnh JPEG, âm thanh MP3 hoặc video MP4.

Scan số hóa tài liệu là hành động hoàn toàn ngược lại với in ấn

Trong khi in ấn là việc chuyển một thiết kế dạng file kỹ thuật số trên màn hình máy tính ra giấy hoặc các vật liệu tương tự, thì Scan số hóa là việc chuyển hình ảnh hay tài liệu dạng giấy sang dạng kỹ thuật số để xem chúng trên màn hình máy tính.

Sau đó sắp xếp chúng một cách khoa học theo cây thư mục sao cho dễ tìm kiếm nhất trên bộ nhớ máy tính hoặc các thiết bị điện tử khác

Những lợi ích khi thực hiện số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu mang lại rất nhiều lợi ích cho cả bên lưu trữ và người sử dụng như:

• Tiết kiệm không gian lưu trữ: Tài liệu số có thể được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ kỹ thuật số như ổ cứng hoặc đám mây, giảm bớt việc sử dụng không gian vật lý.
• Dễ dàng truy cập và chia sẻ: Với tài liệu số, người dùng có thể truy cập và chia sẻ dễ dàng qua mạng máy tính hoặc email.
• Tìm kiếm và xử lý dữ liệu: Tài liệu số có thể được tìm kiếm và xử lý dễ dàng bằng các công cụ tìm kiếm và phần mềm xử lý dữ liệu, giúp tăng hiệu suất làm việc.
• Bảo mật và sao lưu dữ liệu: Tài liệu số có thể được mã hóa và sao lưu để đảm bảo an toàn và dễ dàng khôi phục dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố.

Tổ chức và cá nhân có thể số hóa tài liệu để tăng cường quản lý thông tin, bảo vệ và truy cập dữ liệu dễ dàng hơn trong thời đại kỹ thuật số.

Ai nên sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu?

Tài liệu số hóa có thể mang lại lợi ích cho nhiều người và tổ chức khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về những ai nên sử dụng số hóa:

• Thư viện và bảo tàng: Số hóa tài liệu là một phương pháp hiệu quả để bảo quản và truy cập các tư liệu quý giá trong thư viện và bảo tàng. Việc số hóa cho phép những tài liệu quan trọng được lưu trữ và truy cập dễ dàng bởi người dùng từ xa.
• Doanh nghiệp và tổ chức: Các doanh nghiệp và tổ chức có thể sử dụng số hóa để quản lý tài liệu nội bộ, hợp đồng, báo cáo, hồ sơ nhân viên và tài liệu khác. Số hóa giúp tăng hiệu suất làm việc, giảm thiểu thời gian và công sức tìm kiếm thông tin, và dễ dàng chia sẻ dữ liệu trong tổ chức.
• Nhà xuất bản: Số hóa cho phép nhà xuất bản chuyển đổi sách và tài liệu sang định dạng điện tử, giúp tiếp cận người đọc thông qua các thiết bị đọc sách điện tử, ứng dụng đọc sách trên điện thoại di động hoặc trang web xuất bản trực tuyến.
• Các trung tâm Giáo dục và nghiên cứu: Số hóa tài liệu làm cho tài liệu giáo dục và nghiên cứu dễ dàng truy cập và tìm kiếm. Sinh viên, giảng viên và nhà nghiên cứu có thể sử dụng số hóa để truy cập sách giáo trình, bài giảng, bài báo và tài liệu tham khảo từ xa.
• Doanh nghiệp bất động sản và lưu trú

Số hóa cung cấp sự tiện lợi cho người tiêu dùng khi truy cập các tài liệu, như sách điện tử, báo, tạp chí, album nhạc và phim từ các nền tảng trực tuyến. Người tiêu dùng có thể truy cập và tiếp cận nhanh chóng các tài liệu mà không cần đến phiên bản vật lý.

Đây chỉ là một số ví dụ, nhưng nó cho thấy rằng số hóa tài liệu có thể được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và đem lại lợi ích cho các đối tượng khác nhau.

Những loại tài liệu nào nên thực hiện số hóa

Có nhiều loại tài liệu có thể được số hóa. Dưới đây là một số ví dụ về các loại tài liệu thường được số hóa:

Sách và tài liệu giáo trình: Các cuốn sách và tài liệu giáo trình có thể được số hóa để tạo ra phiên bản sách điện tử, cho phép người đọc truy cập thông qua các thiết bị đọc sách điện tử hoặc ứng dụng đọc sách trên điện thoại di động hoặc máy tính.

Báo, tạp chí và bản tin: Báo, tạp chí và bản tin có thể được số hóa để cho phép người đọc truy cập thông qua trang web xuất bản trực tuyến hoặc ứng dụng đọc tin tức. Điều này giúp tiếp cận nhanh chóng và thuận tiện cho người đọc.

Hồ sơ và tài liệu tổ chức: Các hồ sơ và tài liệu tổ chức như hợp đồng, báo cáo, biểu mẫu, hồ sơ nhân viên và tài liệu quản lý có thể được số hóa để dễ dàng lưu trữ, quản lý và truy cập từ xa.

Bản gốc lịch sử và văn bản cổ: Các bản gốc của tài liệu lịch sử, văn bản cổ, bưu thiếp, bản đồ và bất kỳ tài liệu nào có giá trị lịch sử hoặc văn hóa quan trọng có thể được số hóa để bảo vệ và truy cập dễ dàng.

Hình ảnh và ảnh chụp: Các bức ảnh, ảnh chụp và tranh vẽ có thể được số hóa để lưu trữ và chia sẻ dễ dàng. Việc số hóa hình ảnh cũng giúp bảo quản và khôi phục những tác phẩm nghệ thuật và hình ảnh quan trọng.

Bản ghi âm và phim: Các bản ghi âm và phim có thể được số hóa để lưu trữ và xem lại. Điều này cho phép quản lý và truy cập dễ dàng đến các tài liệu âm thanh và video.

Đây chỉ là một số ví dụ. Thực tế, hầu hết các loại tài liệu có thể được số hóa, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và yêu cầu cụ thể của từng tổ chức hoặc cá nhân.

Các bước trong quá trình thực hiện scan số hóa tài liệu

Quá trình scan và số hóa tài liệu thông thường bao gồm các bước sau:

Chuẩn bị thiết bị và phần mềm

Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị một máy quét (scanner) hoặc máy ảnh kỹ thuật số để chụp hình tài liệu. Nếu bạn sử dụng máy quét, đảm bảo rằng nó được kết nối với máy tính và phần mềm quét đã được cài đặt và cấu hình đúng.

Sắp xếp và chuẩn bị tài liệu

Xếp tài liệu cần số hóa theo trật tự và loại bỏ các vật cản như ghim kẹp hoặc bìa cứng. Nếu tài liệu có nhiều trang, hãy đảm bảo rằng các trang được sắp xếp đúng thứ tự trước khi tiến hành scan.

Thực hiện quá trình scan

Đặt tài liệu lên máy quét hoặc sử dụng máy ảnh kỹ thuật số để chụp hình. Đảm bảo rằng ánh sáng và độ phân giải được cài đặt phù hợp để đảm bảo chất lượng hình ảnh tốt. Nếu sử dụng máy quét, chạy phần mềm quét và chọn các cài đặt phù hợp như định dạng file, độ phân giải và vị trí lưu trữ.

Kiểm tra và chỉnh sửa hình ảnh

Sau khi quá trình scan hoàn tất, kiểm tra các hình ảnh số hóa để đảm bảo rằng chúng đã được chụp đầy đủ và rõ ràng. Nếu cần thiết, bạn có thể sử dụng phần mềm chỉnh sửa ảnh để điều chỉnh độ tương phản, độ sáng, cắt ghép hoặc xoay hình ảnh.

Lưu trữ và tổ chức tài liệu số hóa

Sau khi hình ảnh đã được chỉnh sửa, lưu trữ chúng trong các định dạng số hóa như PDF, JPEG hoặc PNG. Tạo các thư mục hoặc hệ thống phân loại để tổ chức tài liệu số hóa, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập sau này.

Sao lưu và bảo mật

Để đảm bảo an toàn cho tài liệu số hóa, hãy sao lưu chúng trên ổ cứng, đám mây hoặc các phương tiện lưu trữ khác. Hãy đảm bảo rằng tài liệu của bạn được bảo vệ an toàn khỏi sự truy cập của bên khác. Phần này sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tư vấn chi tiết trong gói thầu.

Địa chỉ cung cấp dịch vụ scan số hóa tại liệu tại Bình Thạnh – TP HCM

Tại Sakyprint chúng tôi nhận Scan chất lượng cao, bao gồm

Scan sắc nét tài liệu dưới dạng pdf hoặc hình ảnh

Độ phân giải tùy chọn:100, 200, 300, 600,…dpi

Tạo thư mục và cây thư mục theo yêu cầu

Scan được tất cả các size giấy từ A0->A6

Chọn scan màu hoặc scan đen trắng

Phù hợp khi:

• Scan lấy file từ cuốn sách A4, A5
• Scan hồ sơ xây dựng: Hồ sơ thiết kế, PCCC, Hoàn công,…
• Scan số hóa tài liệu độ phân giải cao
• Scan số hóa tài liệu độ phân giải cao
• Tốc độ scan nhanh

Giá scan tài liệu a4 chỉ từ 500đ

Để được tư vấn và báo giá chính xác, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp

CÔNG TY TNHH TMDV TOÀN ĐỈNH – SAKYPRINT

Địa chỉ: 563 Điện Biên Phủ, phường 25, quận Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 0983 357 456 – 0983 599 130

Skype: sakyprint563